Zusammenarbeit im Betrieb: Delegierung der Aufgaben

Beim Delegieren muss genau geprüft werden, welche Aufgaben übertragen werden sollte und dürfen. Zu den delegierbaren Aufgaben gehören Routineaufgaben oder Teilaufgaben, sowie Spezialistenaufgaben (Auswertungen usw.) und vorbereitende Aufgaben , die als Grundlage für die nachfolgenden Entscheidungen und Handlungen gelten.

Das Konzept der Delegation beschreibt die Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung von einer übergeordneten Stelle auf eine ausführende Ebene. Damit dieser Prozess erfolgreich verläuft, müssen bestimmte Voraussetzungen auf der Seite der Aufgabenstellung erfüllt sein. Eine zentrale Bedingung ist, dass Aufgaben grundsätzlich nur zusammen mit den entsprechenden Kompetenzen übertragen werden. Dies betrifft vor allem die Handlungsverantwortung, die sicherstellt, dass die Person auch die Befugnis hat, die notwendigen Entscheidungen zur Erledigung der Aufgabe zu treffen.

Zusätzlich müssen klare Erfolgskriterien definiert werden. Dazu gehört die Festlegung der Menge und Qualität der zu erbringenden Leistung sowie die Einhaltung konkreter Fristen. Es ist dabei essenziell, dass die Art der Aufgabe den individuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter entspricht und die damit verbundene Verantwortung in einem angemessenen Verhältnis zur Komplexität der Tätigkeit steht. Um die Umsetzung zu ermöglichen, ist die Bereitstellung ausreichender Ressourcen und eines passenden Budgets zwingend erforderlich. Ein strukturierter Ablauf wird zudem durch klare, schriftliche Anweisungen und die Weitergabe aller relevanten Informationen unterstützt. Eine sorgfältige organisatorische Vorbereitung bildet schließlich das Fundament für eine reibungslose Übergabe.

Trotz der Vorteile einer weitreichenden Delegation gibt es Aufgabenbereiche, die nicht übertragbar sind und im Kernbereich der Führung verbleiben müssen. Dazu zählen die grundlegende Zielsetzung und strategische Planungsaufgaben sowie die Abgrenzung von Kompetenzbereichen innerhalb einer Organisation. Auch Personalentscheidungen wie Einstellungen, Entlastungen oder das Aussprechen von Abmahnungen und Mahnungen verbleiben in der Verantwortung der Führungskraft.

Sensible Bereiche wie vertrauliche Angelegenheiten oder die Kontrolle und Beurteilung von Mitarbeitern können ebenfalls nicht delegiert werden. Gleiches gilt für die Durchführung von Mitarbeitergesprächen sowie die zentralen Führungsaufgaben und die Motivation des Teams. Eine besondere Ausnahme bilden Risikoaufgaben, die aufgrund ihrer Tragweite oder potenzieller negativer Auswirkungen nicht aus der Hand gegeben werden dürfen.

Eng mit der Delegierung in Verbindung steht die Arbeitskontrolle (>>>hier mehr lernen>>>).