Betriebswirtschaft: Externes Rechnungswesen und Buchführung

Das externe Rechnungswesen dient dazu, die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens für Außenstehende transparent und nachvollziehbar abzubilden. Ein zentraler Bestandteil ist dabei die Buchführung, die strengen Regeln unterliegt, damit die Dokumentation verlässlich bleibt.

Buchführung ist die systematische, lückenlose und chronologische Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge eines Unternehmens in Zahlen, um das Vermögen und den Erfolg nachvollziehbar zu machen. Die Buchführung muss allgemein anerkannten und sachgerechten Normen entsprechen. 

Grundsätze einer ordnungsmäßigen Buchführung

Damit die Buchführung ihre Funktion erfüllt, müssen bestimmte Prinzipien eingehalten werden. Eines der wichtigsten Gebote ist die Klarheit und Übersichtlichkeit. Das bedeutet, dass sämtliche Geschäftsvorfälle so strukturiert sein müssen, dass eine sachkundige Person sie jederzeit ohne große Mühe nachvollziehen kann. Zudem gilt der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit. Alle gemachten Angaben müssen der Wahrheit entsprechen und dürfen nicht nach Belieben abgeändert oder manipuliert werden.

Ein weiterer Aspekt ist das Ordnungsprinzip. Hierbei werden alle Vorfälle sowohl in zeitlicher Reihenfolge als auch nach sachlichen Zusammenhängen sortiert erfasst. Eng damit verknüpft ist das Belegprinzip, welches besagt, dass keine Buchung ohne einen entsprechenden Nachweis erfolgen darf. Jeder Vorgang muss durch einen Beleg schlüssig bewiesen werden können. Schließlich fordert das Prinzip der Vollständigkeit, dass ausnahmslos alle Geschäftsvorfälle im System erfasst werden müssen, damit kein lückenhaftes Bild entsteht.

Erfassung von Geschäftsvorfällen

In der laufenden Buchführung werden verschiedene Arten von finanziellen Ereignissen festgehalten. Ein wesentlicher Teil sind die Einnahmen, welche vor allem Erträge aus dem Verkauf von Waren oder dem Erbringen von Dienstleistungen darstellen. Diesen stehen die Ausgaben gegenüber. Dazu zählen unter anderem der Einkauf von neuen Waren, Mietzahlungen, Löhne und Gehälter für die Mitarbeitenden sowie die Aufnahme oder Tilgung von Krediten.

Neben diesen direkten Geldflüssen betrachtet die Buchführung auch Bilanzveränderungen beziehungsweise Werteveränderungen. Das betrifft beispielsweise den Einkauf und den späteren Verbrauch von Rohstoffen für die Produktion. Auch der Wert von Anlagen und deren planmäßige Wertminderung durch Abschreibungen werden hier dokumentiert. Ein letzter wichtiger Bereich sind die Verbindlichkeiten. Hierzu gehören neben Krediten auch noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen sowie offene Kundenforderungen, die das Unternehmen gegenüber Dritten hat.