Betriebswirtschaft: Stellenbeschreibung

Während das Organigramm einen Überblick über die Organisation des Unternehmens gibt, werden in einer Stellenbeschreibung Detailinformationen über die im Organigramm dargestellten einzelnen Stellen fixiert. So werden beispielsweise Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Stelle festgehalten.

Eine Stellenbeschreibung ist ein wesentliches Instrument der Personalorganisation, das die Merkmale einer Arbeitsstelle systematisch dokumentiert. Sie dient dazu, die Erwartungen und Rahmenbedingungen einer Position für alle Beteiligten nachvollziehbar darzustellen. Ich werde dich durch die verschiedenen Aspekte dieses Themas begleiten und dir dabei helfende Fragen stellen.

Grundlegende Bestandteile einer Stellenbeschreibung

Am Anfang jeder Stellenbeschreibung steht die präzise Bezeichnung der Stelle, welche die Art der Tätigkeit zusammenfasst. Darauf aufbauend werden die Ziele der Position sowie die spezifischen Anforderungen und erforderlichen Qualifikationen definiert. Ein zentraler Teil ist die Auflistung der Aufgaben und Tätigkeiten, die sich meist in die Phasen der Planung, Durchführung und Kontrolle gliedern. Zudem wird die organisatorische Einordnung festgelegt, also wem die Stelle unterstellt ist, wer ihr gegenüber weisungsbefugt ist und wie die Vertretungsregelungen aussehen. Abgerundet wird dies durch die Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Kompetenzen und besonderen Befugnissen sowie Angaben zur Vergütung, etwa durch die Einordnung in eine Entgeltgruppe.

Nutzen für die Person auf der Stelle

Für die Person, welche die Stelle innehat, bietet dieses Dokument vor allem Orientierung und Sicherheit. Da die Anforderungen eindeutig festgelegt sind, herrscht Klarheit über die Erwartungen. Die definierten Beziehungen zu anderen Stellen im Unternehmen helfen dabei, die eigene Rolle im Gefüge zu verstehen. Durch die Festlegung von Aufgaben und Kompetenzen sowie der klaren Hierarchieverhältnisse weiß die betreffende Person genau, in welchem Rahmen sie eigenständig agieren kann und an wen sie sich bei Fragen wenden muss.

Strategischer Wert für den Betrieb

Aus Sicht des Betriebs fungiert die Stellenbeschreibung als objektiver Rahmen für die Leistungsbeurteilung der Beschäftigten. Sie bietet eine fundierte Entscheidungshilfe bei personellen Veränderungen wie Versetzungen oder Beförderungen. Darüber hinaus erleichtert sie die Erstellung von Stellenausschreibungen für die Personalgewinnung erheblich. Ein großer Vorteil liegt in der geschaffenen Transparenz bezüglich der Aufgabenverteilung und der Zuständigkeiten innerhalb der gesamten Organisation.

Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese

Die Grundlage für die Erstellung von Stellenbeschreibungen bilden die Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese.

Im Rahmen der Aufgabenanalyse muss die Gesamtaufgabe in kleinere, übersichtlichere Teilaufgaben zerlegt werden sowie Aufgabenmerkmalen identifiziert. Diese Merkmale sind z.B.:
1. Verrichtung: Die Tätigkeit, die bei der Aufgabenerfüllung ausgeführt wird (z.B. Planen, Entscheiden, Ausführen, Kontrollieren).
2. Objekt: Der Gegenstand, auf den sich die Verrichtung bezieht (z.B. ein Produkt, ein Kunde, Fertigprodukte, Rohstoffe, Zwischenprodukte).
3. Rang: Abhängigkeit der Ausführung einer Haupt-, Teil- oder Einzelaufgabe von einer Entscheidung einer übergeordneten Stelle.
4. Phase: Die zeitliche Einordnung der Aufgabe innerhalb eines Prozesses (z.B. Planungsphase, Realisierungsphase, Kontrollphase).
5. Zweck: Der Beitrag der Aufgabe zum Gesamtziel des Unternehmens (Zweckaufgaben, unterstützende Aufgaben.

Die Aufgabensynthese ist der Prozess, bei dem analysierte Teilaufgaben zu Aufgabenkomplexen nach bestimmten Kriterien zusammengefasst werden, um Stellen, Abteilungen oder andere organisatorische Einheiten zu bilden.