Während das Organigramm einen Überblick über die Organisation des Unternehmens gibt, werden in einer Stellenbeschreibung Detailinformationen über die im Organigramm dargestellten einzelnen Stellen fixiert. So werden beispielsweise Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten einer Stelle festgehalten.
Die Grundlage für die Erstellung von Stellenbeschreibungen bilden die Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese.
Im Rahmen der Aufgabenanalyse muss die Gesamtaufgabe in kleinere, übersichtlichere Teilaufgaben zerlegt werden sowie Aufgabenmerkmalen identifiziert. Diese Merkmale sind z.B.:
1. Verrichtung: Die Tätigkeit, die bei der Aufgabenerfüllung ausgeführt wird (z.B. Planen, Entscheiden, Ausführen, Kontrollieren).
2. Objekt: Der Gegenstand, auf den sich die Verrichtung bezieht (z.B. ein Produkt, ein Kunde, Fertigprodukte, Rohstoffe, Zwischenprodukte).
3. Rang: Abhängigkeit der Ausführung einer Haupt-, Teil- oder Einzelaufgabe von einer Entscheidung einer übergeordneten Stelle.
4. Phase: Die zeitliche Einordnung der Aufgabe innerhalb eines Prozesses (z.B. Planungsphase, Realisierungsphase, Kontrollphase).
5. Zweck: Der Beitrag der Aufgabe zum Gesamtziel des Unternehmens (Zweckaufgaben, unterstützende Aufgaben.
Die Aufgabensynthese ist der Prozess, bei dem analysierte Teilaufgaben zu Aufgabenkomplexen nach bestimmten Kriterien zusammengefasst werden, um Stellen, Abteilungen oder andere organisatorische Einheiten zu bilden.
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