Betriebswirtschaft: Organisation im Unternehmen

Im Arbeitsablauf ist man oft gezwungen zu improvisieren, um die kurzfristigen unerwarteten Ereignisse (z.B. Lieferantenausfall oder Maschinenausfall) durch kurzfristige Maßnahmen betrieblich zu regeln. Dies ist jedoch immer als Ausnahme zu sehen, da die meisten Abläufe durch dauerhafte Maßnahme geregelt werden. Mittel- sowie kurzfristige betriebliche Sachverhalte müssen der aktuellen betrieblichen internen und externen Lage angepasst geplant und geregelt werden (Teilebedarfsermittlung oder Festlegung der Bestellmengen). In dem Fall, sprich man über Disponieren.

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Um eine effektive Zusammenarbeit und Zielerreichung zu gewährleisten, werden die langfristigen, regelmäßige und wiederkehrende betriebliche Sachverhalte durch dauerhafte Regelungen bestimmt, die Arbeitsbereiche der Aufgabenträger sowie Art und Weise der Aufgabenerfüllung festlegen. In diesem Zusammenhang spricht man über (Unternehmens)Organisation und Organisationssysteme.

Das Verständnis der Organisationsstrukturen ist entscheidend für die effiziente Gestaltung betrieblicher Abläufe. Ein Unternehmen muss klar definieren, wie Aufgaben verteilt werden und wie die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern geregelt ist. Hierbei wird grundlegend zwischen zwei Perspektiven unterschieden: der statischen Struktur und der dynamischen Gestaltung der Arbeitsprozesse.

Grundlagen der Unternehmensorganisation

Die Unternehmensorganisation bildet das Gerüst, in dem sich alle betrieblichen Aktivitäten abspielen. Sie lässt sich in die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation unterteilen. Während die Aufbauorganisation festlegt, wer welche Aufgaben übernimmt und wie die Hierarchien im Unternehmen verteilt sind, konzentriert sich die Ablauforganisation auf die zeitliche und räumliche Gestaltung der Arbeitsschritte. Gemeinsam sorgen diese beiden Bereiche dafür, dass die Unternehmensziele durch eine geordnete Struktur erreicht werden können.

Verschiedene Organisationsformen und Systeme

Je nach Größe und Zielsetzung eines Unternehmens kommen unterschiedliche Organisationssysteme zum Einsatz. Die Einlinienorganisation ist die einfachste Form, bei der jeder Mitarbeiter genau einen direkten Vorgesetzten hat, was für klare Verantwortlichkeiten sorgt. Im Gegensatz dazu erlaubt die Mehrlinienorganisation, dass eine Stelle Anweisungen von mehreren übergeordneten Instanzen erhalten kann, was die Spezialisierung fördert.

Eine Erweiterung der klassischen Linienstruktur ist die Stablinienorganisation. Hier werden den Führungskräften beratende Einheiten zur Seite gestellt, um sie bei komplexen Entscheidungen zu entlasten. Wenn ein Unternehmen nach verschiedenen Produktgruppen oder Regionen gegliedert ist, spricht man von einer Spartenorganisation. Eine besonders flexible, aber auch anspruchsvolle Form ist die Matrixorganisation, bei der zwei verschiedene Gliederungsprinzipien, wie zum Beispiel Funktionen und Objekte, gleichzeitig angewendet werden und sich überschneiden.

Zentrale Begriffe der organisatorischen Einheit

Innerhalb dieser Strukturen gibt es fest definierte Einheiten, die das tägliche Handeln bestimmen. Die kleinste organisatorische Einheit im Unternehmen ist die Stelle. Sie umfasst ein bestimmtes Bündel an Aufgaben sowie die dazugehörigen Kompetenzen und die Verantwortung für deren Erfüllung. Eine Stelle, die zusätzlich mit Weisungs- und Entscheidungsbefugnissen ausgestattet ist, wird als Instanz oder Leitungsstelle bezeichnet. Diese bildet die hierarchische Spitze für die ihr untergeordneten Bereiche.

Ergänzend dazu existiert die Stabstelle. Ihre Hauptaufgabe liegt in einer beratenden Funktion. Sie unterstützt die Instanzen bei der Vorbereitung von Entscheidungen, besitzt jedoch selbst keine direkte Weisungsbefugnis gegenüber anderen Linienstellen. Durch diese klare Trennung der Rollen wird sichergestellt, dass Expertenwissen einfließen kann, ohne die eindeutigen Befehlsketten der Organisation zu gefährden.

Unter- und Überorganisation

Organisationssysteme sollen möglichst einer Unter- und Überorganisation entgegen­wirken.

"Unterorganisation" beschreibt einen Zustand oder eine Situation, in der eine Organisation weniger oder weniger effektiv strukturiert ist, als dies für eine optimale Leistung erforderlich wäre. Auswirkungen einer Unterorganisation sind z.B.:

- Arbeitsabläufe sind ungeordnet
- Aufgaben werden nicht erledigt / Lieferverzögerungen
- Planlose Aufgabenausführung / Doppelarbeit
- Demotivation der Mitarbeiter, Streitigkeiten unter den Mitarbeitern
- Schlechtes Image, Kundenverlust, Umsatzrückgang

"Überorganisation" im betriebswirtschaftlichen Kontext bedeutet, dass ein Unternehmen oder eine Organisation zu viele Regeln, Vorschriften und Hierarchien hat, was zu Ineffizienz und Problemen führen kann. Auswirkungen einer Überorganisation sind z.B.:

- Mangelnde Flexibilität (auf Veränderungen am Markt kann nicht schnell reagiert werden)
- Hoher Personalbedarf und höhere Kosten
- Hoher Kontroll- und Aktu­alisierungsaufwand
- Demotivation der Mitarbeiter durch zu wenig Freiräume, Leistungshemmung
- Sinkende Konkurrenzfähigkeit

Umstrukturierungen 

Um die Organisation zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern, werden Umstrukturierungen durchgeführt. Die Umstrukturierungen sind komplexe Prozesse, die sehr oft sehr zeit- und kostenintensiv sind und daher sorgfältig geplant und umgesetzt werden müssen. Aufgrund der Umstrukturierung sind folgende Maßnahmen erforderlich:
- Gründung einer Projektgruppe, die die Reorganisation begleiten
- Budgetierung
- Erstellung neuer Stellenbeschreibungen
- Einarbeitungszeit bzw. Qualifizierung von Personal
- Klärung der Zuständigkeiten für die einzelnen Aufgaben
- Erstellung einer differenzierten Zeit-/Ablaufplanung